Datenschutz-Informationen für Mitglieder der DGAV e.V.

Sehr geehrtes Mitglied,

ein verantwortungsvoller Umgang mit Ihren Daten war für die DGAV schon immer wichtig. Die neue Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) der Europäischen Union legt nun besonderen Wert auf die Transparenz der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wenn Sie selbst einmal einen Blick in die DSGVO werfen möchten, finden Sie diese im Internet unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679

Vor diesem Hintergrund möchten wir Ihnen nachfolgend, wie in der DSGVO vorgesehen, einige Informationen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Auch als Mitglied der DGAV sind Sie eine betroffene Person in diesem Sinne.

I. Unsere Verantwortung für den Datenschutz und Ihre Ansprechpartner

1. Die Verarbeitung Ihrer Daten als Mitglied der DGAV e.V.  erfolgt in gemeinsamer Verantwortung durch die
   
   Deutsche Gesellschaft für Allgemein- und Viszeralchirurgie e.V.,
   kurz: DGAV e.V.,
   E-Mail: info(at)dgav.de,
   
   sowie die
   
   DGAV GmbH,
   E-Mail: gmbh(at)dgav.de,
   
   beide ansässig im
   
   Haus der Bundespressekonferenz, Schiffbauerdamm 40, 10117 Berlin.
   
   
2. Die DGAV e.V. steht Ihnen als gemeinsame Anlaufstelle in allen Datenschutzfragen rund um Ihre Mitgliedschaft zur Verfügung. Sie können Ihre Rechte im Rahmen der DSGVO aber auch bei und gegenüber jedem einzelnen der Verantwortlichen – also ebenso gegenüber der DGAV GmbH – geltend machen.
   
   
3. Weiterhin können Sie sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, den Sie unter datenschutz(at)dgav.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ erreichen. Dieser ist sowohl für die DGAV e.V. als auch die DGAV GmbH zuständig.
   
   
4. Die DGAV GmbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der DGAV e.V. Die DGAV e.V. wird bei der Erfüllung ihrer Aufgaben maßgeblich von der DGAV GmbH als Servicegesellschaft unterstützt, insbesondere durch
   1. die Ankündigung von Veranstaltungen auf der DGAV-Website und per E-Mail,
   2. den Betrieb eines Stellenmarktes für Chirurgie auf der DGAV-Website,
   3. den Vertrieb von DGAV-Artikeln (gedruckte Mitgliedsurkunde und Ähnliches) und
   4. die Unterstützung der DGAV e.V. bei der allgemeinen Verwaltung einschließlich der Administration des EDV-Systems.
      
      
5. Zudem führt die DGAV GmbH Zertifizierungen von Kliniken gemäß den Kriterien der DGAV e.V. durch, auch unter Berücksichtigung der Qualifikation des dort beschäftigten Personals. Die Durchführung dieser Zertifizierungen im Einzelfall (Auditorenauswahl, Bewertung etc.) erfolgt unabhängig von der DGAV e.V.
   
   
6. Für die hier beschriebene Aufgabenteilung und Zusammenarbeit kann die Verarbeitung Ihrer Daten als Mitglied der DGAV e.V. auch durch die DGAV GmbH erforderlich sein. Ihre Daten werden daher durch beide Gesellschaften (zusammen „DGAV“) in enger Abstimmung verarbeitet, wofür beide Gesellschaften gemeinsam verantwortlich sind (Artikel 4 Nr. 7 in Verbindung mit Artikel 26 DSGVO).
   
   
7. Soweit Sie nicht bereits in Ihrem Aufnahmeantrag über die Verarbeitung in gemeinsamer Verantwortung informiert wurden, erfolgt diese aufgrund des gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO berechtigten Interesses der DGAV e.V., ihre Tochtergesellschaft DGAV GmbH zur selbständigen Erbringung der beschriebenen Services einzubinden. Dies bringt für die DGAV e.V. aus organisatorischen und steuerlichen Gründen eine erhebliche wirtschaftliche Entlastung mit sich, die über die Vereinsbeiträge auch Ihnen als Mitglied zugutekommt.

II.    Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Die DGAV verarbeitet regelmäßig folgende Kategorien von Daten zu Ihrer Person:
   
   
   1. Stammdaten, insbesondere: Name, akademischer Titel und beruflicher Status (Student/in, Assistenzärztin/-arzt, Praxisassistent/in, Praxisinhaber/in, Oberärztin/-arzt, Chefärztin/-arzt); Geburtsdatum; Beginn und gegebenenfalls Ende der Mitgliedschaft; besondere Funktionen im Verein (Vorstand, Teilnahme an/Leitung von Arbeitsgemeinschaften).
   2. Kontaktdaten, insbesondere: private sowie berufliche Anschrift, postalisch sowie gegebe-nenfalls auch Telefon, Telefax und E-Mail; Einwilligung in den Newsletter mit Informationen zu kostenpflichtigen Angeboten oder deren Widerruf; Widerspruch gegen Rundschreiben mit allgemeinen Informationen per E-Mail.
   3. Rechnungs-/Zahlungsdaten, insbesondere: Kontoverbindung; Jahresbeitrag (Soll/Ist) und sonstige Zahlungsdaten (Soll/Ist).
   4. Qualifikationsdaten, insbesondere: Tätigkeitsbereich und Weiterbildungsstatus; Werdegang; Teilnahme an Weiterbildungs-/Fortbildungskursen im Rahmen der DGAV (Weiterbildungs-, Fortbildungs- und Qualitätszentrum – WeiFoQ) oder Kongressen.
   5. Korrespondenzdaten, insbesondere: die in der Korrespondenz zwischen Ihnen und uns enthaltenen Daten.
   6. Nutzungsdaten, soweit Sie unser web-basiertes Mitgliederportal nutzen, insbesondere: Merkmale zur Identifikation des Nutzers (Login-Daten), Angaben über Beginn und Ende sowie des Umfangs der jeweiligen Nutzung (genutzte Funktionen).
      
      
2. Diese personenbezogenen Daten stammen aus folgenden Quellen:
   
   
   1. Überwiegend von Ihnen selbst, insbesondere aus Ihrem Aufnahmeantrag, der nachfolgenden Korrespondenz mit der DGAV oder gegebenenfalls auch den von Ihnen selbst im Mitgliederportal der DGAV vorgenommenen Eintragungen/Änderungen (z.B. bzgl. Ihrer Anschrift);
   2. von Organisationseinheiten der DGAV wie der Arbeitsgemeinschaft, in welche Sie auf Ihren Antrag hin aufgenommen werden, oder aus der Mitgliederversammlung, in welcher Sie mit Ihrer Zustimmung in eine bestimmte Funktion gewählt wurden; 
   3. sowie von Veranstaltern von Kongressen und Weiter- oder Fortbildungskursen im Bereich der Chirurgie, an welchen Sie unter Angabe Ihrer DGAV-Mitgliedschaft (insbesondere zur Inanspruchnahme eines Mitgliederrabattes) teilnehmen.
      
      
3. Ihre personenbezogenen Daten als Mitglied werden zu folgenden Zwecken auf Basis der jeweils genannten Rechtsgrundlage verarbeitet:
   
   
   1. Ihre Daten werden verarbeitet, soweit dies gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO zur Erfüllung des satzungsmäßigen Vereinszwecks der Förderung der Allgemein- und Viszeralchirurgie in Wissenschaft und Praxis sowie der Verwaltung ihrer Mitgliedschaft (z.B. Aufnahme in vereinsinterne Mitgliederliste, Einladungen zu Mitgliederversammlungen auch per E-Mail, Einziehung der Mitgliedsbeiträge usw.) oder der Prüfung Ihres Aufnahmeantrages erforderlich ist.
      
      
   2. Weiterhin werden Ihre Daten verarbeitet, um Sie in regelmäßigen Rundschreiben über allgemeine Entwicklungen im Bereich der Allgemein- und Viszeralchirurgie zu informieren, auch per E-Mail. Dabei hat die DGAV ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, den Mitgliedern diese Informationen zukommen zu lassen, um allen Mitgliedern die Beteiligung an der Erfüllung der Vereinszwecke zu ermöglichen. Sollten Sie hiermit nicht einverstanden sein, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSG-VO zu.
      
      
   3. Die Im Rahmen Ihrer Nutzung unseres web-basierten Mitgliederportals verarbeiteten Nutzungsdaten dienen der Bereitstellung des Portals. Zudem beabsichtigen wir zur bedarfsgerechten Gestaltung des Portals pseudonymisierte Auswertungen der Nutzungsdaten (z.B. zur Vereinfachung der Bedienbarkeit für die Mitglieder). Dabei hat die DGAV ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, den Mitgliedern ein solches Portal zur Verfügung zu stellen, um einen einfachen Austausch zwischen DGAV und Mitgliedern (z.B. zur Aktualisierung der Kontaktdaten) sowie einen Austausch der Mitglieder untereinander (z.B. durch Bekanntgabe der Kontaktdaten der Mitglieder im Portal) zu ermöglichen. Sollten Sie hiermit nicht einverstanden sein, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO zu.
      
      
   4. Ihre Daten können auch verarbeitet werden, um Ihnen Informationen über kostenpflichtige Angebote von DGAV oder Dritten im Bereich der Allgemein- und Viszeralchirurgie (insbesondere zu Kursen, Veranstaltungen, Zertifizierungen, Fachliteratur usw.) per E-Mail durch die DGAV e.V. sowie die DGAV GmbH zuzusenden. Rechtsgrundlage und Voraussetzung der Verarbeitung Ihrer Daten für die Zusendung dieser Informationen ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit Artikel 7 DSG-VO. Diese Einwilligung ist unabhängig von Ihrer Mitgliedschaft in der DGAV e.V. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, am einfachsten indem Sie der Anleitung am Ende der jeweiligen E-Mails folgen.
      
      
   5. Zudem werden Ihre Daten verarbeitet, um Veranstaltern von medizinischen Kongressen wie dem Chirurgenkongress einen Teil Ihrer Kontaktdaten (in der Regel nur Name, Titel und Anschrift sowie E-Mail-Adresse und die Tatsache Ihrer Mitgliedschaft) zu übermitteln und Ihnen so die Teilnahme an den entsprechenden Kongressen zu erleichtern sowie insbesondere die Inanspruchnahme eines Mitgliederrabattes zu ermöglichen. Die Veranstalter werden vertraglich zum vertraulichen Umgang mit den zu Ihrer Person übermittelten Daten sowie zu Löschung nach Abschluss des Kongresses verpflichtet. Dabei hat die DGAV ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, den Veranstaltern diese Daten zukommen zu lassen, um den Austausch zwischen den Mitgliedern auf Kongressen zu fördern und insbesondere um den Mitgliedern in ihrer Gesamtheit die Inanspruchnahme von Rabatten zu ermöglichen. Sollten Sie hiermit nicht einverstanden sein, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO zu.
      
      
4. Für Zwecke der hier beschriebenen Verarbeitungen können folgende Kategorien von Empfängern Ihre personenbezogenen Daten erhalten:
   
   
   1. interne Organisationseinheiten, wie Arbeitsgemeinschaften, soweit dies für die Vereinszwecke erforderliche ist;
   2. Auftragsverarbeiter wie Rechenzentren oder sonstige Dienstleister ohne Entscheidungsspielraum hinsichtlich der Zwecke und wesentlichen Mittel der Datenverarbeitung, soweit diese auf vertraglicher Basis von der DGAV zur Erfüllung der oben genannten Zwecke eingeschaltet werden;
   3. andere Mitglieder, insbesondere soweit diese im web-basierten Mitgliederportal (Intranet, nur für Mitglieder zugänglich) Ihre Kontaktdaten abrufen;
   4. selbständige Veranstalter von Kongressen (nur Name, Titel und Anschrift), soweit dies insbesondere für die Gewährung eines Mitgliederrabattes erforderlich ist.
      
      
5. Eine Übermittlung in ein Drittland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder eine internationale Organisation wird nicht durchgeführt. Allerdings kann ein Mitglied Ihre Kontaktdaten über das web-basierte Mitgliederportal auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums abrufen.
   
   
6. Ihre Daten werden grundsätzlich nur so lange verarbeitet, wie es für die in diesem Dokument genannten Zwecke erforderlich ist, so insbesondere Ihre Stammdaten für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft in der DGAV e.V. Im Falle der Einwilligung verarbeiteten wir Ihre Daten zu den entsprechenden Zwecken lediglich, solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben. Im Falle eines Widerspruches gegen eine Verarbeitung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für die entsprechenden Zwecke verarbeiten, es sei denn, die Weiterverarbeitung ist nach gesetzlichen Bestimmungen erlaubt. Ist die Verarbeitung zu den entsprechenden Zwecken nicht mehr erforderlich oder fallen die zugehörigen Rechtsgrundlagen weg, werden Ihre Daten grundsätzlich gelöscht. Eine weitere Aufbewahrung Ihrer Daten findet nur statt, soweit und solange einer der Ausnahmetatbestände nach Artikel 17 Absatz 3 DSGVO greift, insbesondere
   
   
   1. wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (wie nach Handels- und Steuerrecht bzgl. der Rechnungs-/Zahlungsdaten und der zugehörigen Stamm- sowie Korrespondenzdaten für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren nach dem Ende des Jahres, in dem der jeweilige Rechnungs- oder Zahlungsvorgangs oder die korrespondierende Korrespondenz durchgeführt wurde),
   2. dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (wie beim Vorliegen von Beitragsrückständen) oder
   3. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke und statistische Zwecke vorbehaltlich geeigneter Garantien für den Datenschutz nach Artikel 89 DSGVO erforderlich ist (wie die öffentliche Archivierung der Namen der führenden Funktionsträger/des Vorstandes der DGAV). 

III.    Ihre Rechte als betroffene Person

1. Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen entsprechend Kapitel III der DSGVO:
   1. Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Artikel 15 DS-GVO),
   2. Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16 DSGVO),
   3. Recht auf Löschung insbesondere unzulässigerweise verarbeiteter Daten (Artikel 17 DSG-VO),
   4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, insbesondere die „Sperrung“ von Daten, deren Verarbeitung umstritten ist (Artikel 18 DSGVO),
   5. Recht auf Übertragbarkeit der von Ihnen bereitgestellten Daten (Artikel 20 DS-GVO) sowie  das
   6. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung im Fall der Direktwerbung oder aufgrund Ihrer besonderen Situation (Artikel 21 DSGVO).
      
      
2. Alle Ihre Betroffenenrechte, insbesondere die Rechte nach vorstehendem Abschnitt III.1., einschließlich des Widerspruches nach Abschnitt II.3. b), c) oder e), sowie das Recht auf Widerruf einer Einwilligung wie derjenigen nach Abschnitt II.3.d), können Sie gegenüber der DGAV e.V. als gemeinsame Anlaufstelle geltend machen. Sie können diese Rechte wie in Abschnitt I. beschrieben aber auch bei und gegenüber jedem einzelnen der Verantwortlichen – also ebenso gegenüber der DGAV GmbH – geltend machen oder sich an den Datenschutzbeauftragten wenden.
   
   
3. Hinsichtlich etwaiger Datenschutzverstöße haben Sie außerdem ein Beschwerderecht bei der für die DGAV (e.V. wie auch GmbH) zuständigen Aufsichtsbehörde, dem Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, Tel.: +49 (0)30 13889-0, Fax: +49 (0)30 2155050, E-Mail: mailbox(at)datenschutz-berlin.de.

IV.    Stand und Änderung dieser Informationen

1. Die vorliegenden Informationen zum Datenschutz gelten ab dem 25.05.2018.
   
   
2. Aufgrund der Weiterentwicklung der Technik, unserer Leistungen und/oder Organisation sowie aufgrund geänderter gesetzlicher und/oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutz-Informationen anzupassen. Wenn wir die Informationen zum Datenschutz anpassen, werden wir Sie darüber informieren.